Für den Arbeitgeber gibt es mit der Einführung von ELENA einiges zu beachten.

Nach §97 Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber alle Beschäftigten auf das ELENA- Verfahren hinzuweisen. Dies muss auf der Entgeltbescheinigung (Abrechnung) erfolgen. Der Beschäftigte ist darüber zu informieren, dass seine Daten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt werden und das der Beschäftigte gegenüber der Zentralen Speicherstelle ein Auskunftsrecht hat.

Folgender Text wird von der Deutschen Rentenversicherung Bund vorgeschlagen:

"Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln" 

Diesen Text sollten Sie in jede Entgeltabrechnung nach dem 1.1.2010 aufnehmen.

In der Regel sollte die aktuelle Software dies automatisch erledigen.

Als Ergänzung wird der Text

"Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Zum 1. Januar 2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens."

empfohlen.

Dieser Text, oder sinngemäß abgewandelt, sollte auch in die Einstellungsunterlagen, wie Einstellungsfragebogen, ein gesondertes Merkblatt oder den Anstellungsvertrag aufgenommen werden.

Sicherlich stellt der ein oder andere Mitarbeiter auch Fragen zur Sache. Hier haben wir einige der sicherlich kommenden Fragen aufgezählt:

Für wen werden Daten gemeldet?

Die Meldepflicht gilt für folgen Mitarbeitergruppen:

1.Beschäftigte

• die Kranken-, Pflege,- Renten- oder nach dem Recht der Arbeitsförderung versicherungspflichtig sind
• für die Beitragsanteile zur Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung zu zahlen sind
• die geringfügig beschäftigt sind,

2. die nach § 2 Absatz 1 Nr. 1 des Siebten Buches Sozialgesetzbuch als Beschäftigte gelten 3. Beamte, Richter und Soldaten
4. Empfänger von Übergangsgebührnissen nach § 11 Soldatenversorgungsgesetz.

Geringfügig Beschäftigte nach §8a SGB IV (Privathaushalt) müssen nicht gemeldet werden.

Wie kann ich eine Auskunft über meine gespeicherten Daten bekommen?

Jeder Beschäftigte, dessen Daten gemeldet werden, hat nach §103 Abs. 4 SGB IV einen Anspruch auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten. Dies geschieht in Verbindung mit der Signaturkarte und einem Passwort. Eine Auskunft ist erst nach dem 1.1. 2012 möglich. (Offizieller Start des Abrufsystems)

Was ist eine Signatur / Signaturkarte?

Signatur steht allgemein für (handschriftliche) Unterschrift als Identifikation. Im Fall von ELENA ist diese Signatur elektronisch. Die elektronische Signatur ist ein Verfahren, mit dem ein Unterzeichner durch elektronisch gespeicherte Informationen identifiziert und legitimiert werden kann. Hierzu muss die Karte an einem Lesegerät ausgelesen werden und der Anwender muss sich durch ein Passwort legitimieren.
Die Signatur- Information muss durch eine legitimierte und authentifizierte Zertifizierungsstelle erfasst und auf eine Speicherkarte geschrieben werden.

Mögliche Speicherkarten sind: Krankenkarte/ Gesundheitskarte, Bankkarte, Personalausweis u.A.
Mögliche Zertifizierungsstellen sind: Banken/Sparkassen, Gemeinden, Zertifizierungsdienstleister, Trustzenter, u.A..

Die Daten werden verschlüsselt auf die Karte geschrieben. Die Kosten für die Signatur trägt der Anwender.